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Dieser Artikel ist in der Ausgabe erschienen: Nr. 31/17  |  Freitag, 4. August 2017
Südtiroler Wirtschaft
Arbeit – Wie Unternehmen und Organisationen zu privaten Telefonaten und Internetnutzung ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeiten stehen

Vertrauen gut, Kontrolle besser?

Fast jeder besitzt mittlerweile ein Smartphone, mit dem nicht nur Telefonate geführt werden, sondern genauso der Internetzugang (quasi) immer und überall gewährleistet ist – auch am Arbeitsplatz und während der Arbeitszeit. Wird dadurch bezahlte Arbeitszeit für Privates zweckentfremdet? Was Arbeitgeber dazu sagen.

Bozen – Vor einigen Wochen schaffte es die Stadtgemeinde Bozen mit einem Rundschreiben an die mehr als 1.000 Mitarbeiter in die Schlagzeilen: Darin wies der Personalverantwortliche darauf hin, dass private Angelegenheiten während der Arbeitszeit zwar erledigt werden dürften, dafür mit dem entsprechenden Kodex aber „ausgestempelt“ werden müsse. Deshalb werde ab Anfang August probeweise der neue Kodex „kurze Freistellung“ eingeführt, die im Einzelfall maximal zehn Minuten, täglich insgesamt nicht mehr als 30 Minuten umfassen darf – die Zeit dieser Freistellung muss nachgearbeitet werden.
Die „kurze Freistellung für kürzere private Abwesenheiten“ können die Gemeindemitarbeiter nun für Zigarettenpausen oder Einkäufe genauso nutzen wie für private Telefonate, E-Mails oder Internetrecherchen – diese dürfen nicht mit Dienstgeräten, sondern ausschließlich mit privaten mobilen Endgeräten erledigt werden, denn die Nutzung des Dienstcomputers bzw. -telefons für den privaten Gebrauch wurde explizit verboten.
Ähnliche Regelungen gibt es auch in anderen Großgemeinden sowie öffentlichen Verwaltungen, wo solche Regelungen notwendig sind, weil nicht nur Außenstehende oft den Eindruck haben, dass bestimmte Mitarbeiter ständig mit Privatangelegenheiten bzw. Pausen beschäftigt und/oder kaum an ihrem Arbeitsplatz anzutreffen seien. Ob berechtigt oder nicht, ist eine andere Geschichte, denn Abwesenheiten können auch damit zusammenhängen, dass solche Arbeitnehmer beispielsweise oft im Außendienst sind, häufig Meetings haben oder zwischen mehreren Sitzen ihres Arbeitgebers pendeln müssen.
Doch wie halten es private Unternehmen und Organisationen mit der Arbeitszeitkontrolle und der Nutzung des firmeninternen Internetzugangs oder von privaten und auch unternehmenseigenen Smartphones und anderen mobilen Endgeräten zu privaten Zwecken während der Arbeitszeit? Die SWZ hat nachgefragt.
Auch bei der Bozner Kommunikationsagentur Succus wurden diesbezüglich Einschränkungen mit den Mitarbeitern vereinbart: Arbeitsunterbrechungen durch private Internetnutzung oder Telefonate sollten die Ausnahme sein, und die Zeit sollte ausgeglichen werden. Succus-Co-CEO Harald Plieger spricht von einer „allgemein akzeptierten Regel“. Zugleich weist er darauf hin, dass im kreativen Bereich, in dem Succus tätig ist, strikte Verbote für die Nutzung von Kommunikationsmitteln oder Medien nicht nur schwierig, sondern auch wenig sinnvoll seien. „Schließlich sind Mobilgeräte, Internet und soziale Medien im Kommunikationsbereich oft Gegenstand der eigentlichen Arbeit einer Agentur“, so Plieger. „Wir beobachten diese Kommunikationsmittel ständig und müssen stets auf dem neuesten Stand sein.“ Die Succus-Mitarbeiterinnen nutzten diese Möglichkeiten also sowohl privat als auch beruflich. Oder anders gesagt: Durch die Nutzung in ihrer Freizeit können sie zugleich etwas für den Job lernen.
Zudem ginge es, so Plieger weiter, bei der Agenturtätigkeit auch um die Kreativität. „Und ich kann niemandem sagen, dass er von 8 bis 12 Uhr und dann wieder von 14 bis 18 Uhr auf Befehl kreativ sein muss. Oft entstehen gute Ideen außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit, mit Freiraum für fließende Gedanken.“
Generell stünden bei Succus die Leistung und der Output im Vordergrund, nicht das Absitzen der Arbeitszeit. „Das ist nicht nur in unserer Agentur und Branche wichtig, sondern in vielen anderen Sektoren ebenso“, findet Plieger, deshalb seien Flexibilität und Freiräume für Arbeitnehmer insgesamt wichtig – gerade auch im Hinblick auf das Anwerben junger Talente. „Die Welt, die Art und Weise des Arbeitens entwickelt sich ständig weiter, vieles wird dem Menschen durch Automatisierung und Digitalisierung abgenommen, gerade deshalb wird die Kreativität und die Ideenfindung als menschlicher Faktor immer wichtiger. Wir brauchen die klügsten Köpfe“, so der Succus-Co-CEO. „Und wir Arbeitgeber wünschen uns ja auch kreative und eigenverantwortliche Mitarbeiter.“ Diese Freiräume zu leben, gerade im Kreativbereich, sollte diesen dann auch zugestanden werden. „Sicher gibt es Leute, die die Freiheiten, die ihnen ihr Arbeitgeber gibt, missbrauchen – so wie es in allen anderen Bereichen des Lebens auch ist.“
Das Umsetzen einer solchen von Freiräumen geprägten Unternehmenskultur scheint in einem Unternehmen, das zehn bis zwölf Teammitglieder hat und in der Kreativbranche tätig ist wie Succus, relativ einfach. Aber wie ist es in Unternehmen, bei denen Mitarbeiter sowohl in Verwaltung, im Außendienst als auch in Produktion bzw. Lager beschäftigt sind und die zu einer international tätigen Unternehmensgruppe zählen? „Natürlich gibt es bei uns gruppenintern eine Regelung hinsichtlich Internetnutzung und Umgang mit firmeneigenen IT-Geräten, Smartphones und Daten“, sagt Wolfgang Reisigl, Geschäftsführer des rund 150 Mitarbeiter zählenden Passeirer Handelsunternehmens Maico, eine Niederlassung der österreichischen MACO-Gruppe, die Baubeschläge produziert und diese in über 35 Ländern weltweit vertreibt, davon in 14 mit selbstständigen Niederlassungen. „Allerdings geht es dabei um die Sicherheit unserer IT-Systeme und die Einhaltung aller gesetzlich vorgesehenen Normen.“ Diese Regelung werde jedem neuen Mitarbeiter „ausgehändigt und erklärt, und dieser muss sein schriftliches Einverständnis dazu geben“, unterstreicht Reisigl und ergänzt: „Da wir mit allen Unternehmen der Gruppe über das Netzwerk verbunden sind, ist das Risiko besonders groß, dass eine Gefahr über das Internet ‚eingeschleppt‘ wird und wesentliche Auswirkungen auf das interne System haben könnte.“ In diesem Sinne seien im Firmennetzwerk Internetseiten gesperrt, die ein erhöhtes Sicherheitsrisiko für das Unternehmen darstellen, ansonsten werde auf dieses Mittel dagegen kaum zurückgegriffen.
Andererseits synchronisieren Mitarbeiter zum Beispiel Daten wie Kundeninformationen, Termine und Aktivitäten aus ihren (Dienst-)Smartphones mit den zentralen Datenservern und ihren PCs am Arbeitsplatz. „Auch das stellt ein Sicherheitsrisiko dar, aber wenn ich solche Dinge einschränke, dann schränke ich auch zeitgemäßes Arbeiten und mögliche Synergien ein“, sagt Reisigl. Nun möchte MACO dazu übergehen, solche Möglichkeiten nur noch für eine beschränkte Anzahl von Smartphone-Modellen zuzulassen. „Dabei geht es in erster Linie darum, dass wir – sollte ein Gerät gestohlen werden oder verloren gehen – die Möglichkeit haben müssen, die darauf gespeicherten Kunden- und andere Firmendaten umgehend zu löschen, da wir zum einen verpflichtet sind, die von uns erfassten Daten Dritter bestmöglich abzusichern, und zum anderen ein Eindringen in unser Unternehmensnetzwerk zu verhindern“, führt Reisigl aus.
Wenn es um private Telefonate oder Internetnutzung im Betrieb bzw. während der Arbeitszeit gehe, so Reisigl, dann handle es sich bei den unternehmensinternen Regelungen grundsätzlich um eine Frage der Unternehmenskultur. „Deshalb liegt es auch im Ermessen der jeweils Verantwortlichen, ob der Bereich restriktiv gehandhabt wird oder großzügig und mit einem gewissen Maß an Eigenverantwortung der Mitarbeiter“, so Reisigl. Bei Maico werde auf Letzteres gesetzt, so hätten etwa auch die Mitarbeiter im Lager Zugang zum Internet. „Sollte jemand das Internet während der Arbeitszeit für private Zwecke kurz nutzen, um zum Beispiel ein dringendes privates E-Mail zu lesen oder eine Telefonnummer herauszusuchen, dann geht das auch in Ordnung“, sagt Reisigl. „Wird diese Freiheit aber missbraucht – in welchem Arbeitsbereich auch immer –, nehmen Kollegen daran Anstoß, und meine Erfahrung zeigt, dass sie den betreffenden Mitarbeiter darauf ansprechen, was in der Regel schon zu einer Veränderung des Verhaltens führt. Sollte es trotzdem noch notwendig sein, steht ein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten an“, so Reisigl. „Seit wir das Internet nutzen, ist mir jedoch nur ein einziger derartiger Fall bekannt. Das zeugt für mich davon, dass Mitarbeiter das in sie gesetzte Vertrauen und die gewährte Freiheit schätzen und durchaus sehr verantwortungsbewusst damit umgehen.“
Auch bei der Arbeitszeiterfassung wird bei Maico weitgehend auf Eigenverantwortung gesetzt. So gibt es für die Mitarbeiter im Lager zwar ein Zeit- erfassungssystem, weil diese mit Zeitkonten arbeiten. „Unsere Mitarbeiter in Verwaltung und im Vertrieb haben dagegen sogenannte ‚All inclusive‘-Verträge, sodass kein ‚Stempeln‘ notwendig ist“, so Reisigl.
Beim Südtiroler Raiffeisenverband wird auf eine andere Methode gesetzt: Für die Mitarbeiter gilt sowohl Zeit- als auch Tätigkeitserfassung (ebenso wie bei der Stadtgemeinde Bozen). „Ursprünglich ging es darum, einfach die Präsenzen festzuhalten“, erklärt Verbands-Vizedirektor Christian Tanner. „Im Laufe der Zeit ergab sich durch die Einführung der Gleitzeit die Erfordernis der Zeitverwaltung. Auch wollten die Mitarbeiter selbst, dass eventuell Mehrarbeitszeiten deutlich und nachvollziehbar erfasst werden sollten.“
Durch die erst vor einigen Jahren eingeführte Tätigkeitserfassung könne nun genau zugeordnet werden, „wie die Mitarbeiter beansprucht werden und wie unsere Kunden sich verhalten“, so Tanner weiter. „Dadurch konnten unsere Leistungen besser auf deren Bedürfnisse abgestimmt werden, und auch unsere Dienste können nunmehr verursachergerechter in Rechnung gestellt werden.“
Zwar habe es bei der Tätigkeitserfassung unter den Mitarbeitern anfänglich einige Skepsis und auch den Verdacht gegeben, dass der Arbeitgeber eine Kontrolle ausüben wolle. „Mittlerweile hat sich dies gelegt, und es überwiegt die Überzeugung des Nutzens“, sagt Vizedirektor Tanner und ergänzt: „Ob ein elektronisches Zeit- und Tätigkeitserfassungssystem positive oder negative Aspekte hat, hängt letztlich vom Beweggrund ab: Wozu wurden sie eingeführt, wofür genehmigt?“ Negativ könne eine Zeiterfassung empfunden werden, wenn die Mitarbeiter der Ansicht seien, sie diene ausschließlich zu Kontrollzwecken. Andererseits spreche für eine Zeiterfassung besonders die objektive Erfassung der Anwesenheit und somit Erleichterung bei der Arbeitszeitverwaltung, beispielsweise in Fällen von Gleitzeit oder Schichtarbeit. „Statistiken können aber auch auf Trends und Problemfelder aufmerksam machen“, so Tanner.
Solche Auswertungen gibt es auch bei der Internetnutzung am Arbeitsplatz der Verbandsmitarbeiter. „Wir verwenden ein System namens Blue Code, das die Zugriffe klassifiziert, und wenn ein Zugriff einem Bereich wie etwa Sport zugeordnet wird, dann wird die Seite gesperrt“, erklärt Tanner. Wenn die Auswertung dieser Daten zusätzlich Auffälligkeiten ergibt, dann werde dem genauer nachgegangen, was allerdings nur sehr selten vorkomme bzw. nötig sei.
Grundsätzlich gibt es beim Raiffeisenverband für verschiedenste Bereiche „Policies“, u.a. auch für die private Internet- sowie Smartphonenutzung während der Arbeitszeit. „Die Grundausrichtung dieser ‚Policies‘ ist: Kein Verbot, aber Nutzung so wenig wie möglich“, fasst Tanner zusammen.
Die Herangehensweise der heimischen Arbeitgeber an die Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeiten bzw. Leistungen ihrer Mitarbeiter variiert also je nach Unternehmenskultur und Tätigkeitsbereich, Eigentümerstruktur und Erfahrungen der Verantwortlichen. Selbiges gilt für die Nutzung des betrieblichen Internetzugangs oder Telefonate für private Zwecke oder den Gebrauch privater Mobil Devices während der Arbeitszeit.
Simone Treibenreif
simone@swz.it

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